シフト管理を、紙・LINE・表計算から卒業したいとき
飲食店やサービス業では、シフトの調整が店長や事務担当の大きな負担になりがちです。スタッフの希望をLINEで集め、表計算に書き写し、変更があればまた全員に連絡する。休みの交換が起きるたびに表を直し、最新版がどれか分からなくなる。そんな状態に心当たりはありませんか。
手間が増える理由
- 希望の集め方がバラバラ（LINE、口頭、紙のメモ）で、書き写しの手間とミスが出る
- 「誰が何時間働いたか」「必要な人数が足りているか」を、毎回目で確かめている
- 急な欠勤や交代のたびに、表を直して全員に知らせ直している
- シフトを組む人の頭の中にしかルール（この人はこの曜日は入れない、など）がない
どれも、担当者の経験で何とか回っているぶん、その人が休むと止まります。
まず整理したいこと
道具を探す前に、次の3点を書き出してみてください。
- 組むときの決まりごと（必要な人数、1人あたりの上限時間、組み合わせの相性など）
- 希望の集め方と、確定後の伝え方（誰が、いつまでに、どの手段で）
- 変更が出たときの流れ（誰が承認し、誰に知らせるか）
これが書けると、「希望を集める部分だけ楽にしたいのか」「自動で案まで作ってほしいのか」がはっきりします。範囲によって、必要な仕組みの大きさも費用も大きく変わります。
既存の道具で足りる場合もある
シフト管理のための既製のサービスは、世の中に複数あります。決まりごとが一般的なものなら、新しく作らず使うのが一番安上がりです。作る価値が出てくるのは、既製品では表せない独自のルール（店ごとの人員配置、資格や役割による制約、他の業務システムとの連携など）がある場合です。
作るなら、最初は小さく
最初から自動でシフト案を作ることまで目指すと、範囲が膨らみます。「スタッフがスマホから希望を出し、店長が一覧で見られる」ところから始め、慣れてから集計や通知を足していく進め方が現実的です。
費用と範囲の目安を知るには
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まずは、シフトで困っていることをそのまま書いてみてください。