日本本社への月次報告を、毎月作り直さなくてよくするには
米国の拠点では、日本本社への月次報告が毎月の定例作業になっていることが多いのではないでしょうか。売上や案件の状況を、本社指定の様式に合わせて表にまとめ、コメントを添えて送る。数字は現地の帳簿や別の表から拾い、様式が変わるたびに作り直す。担当者の大きな負担になりがちな仕事です。
手間が増える理由
- 元になるデータが、複数のファイルやシステムに分かれている
- 毎月、必要な数字を探して、報告用の様式に手で転記している
- 本社の様式が変わったり、項目が追加されたりするたびに、作り直しが発生する
- 日本語の報告と、現地で使う英語の資料を、別々に作っている
どれも「担当者が手順を覚えている」ことで回っているため、担当が替わると引き継ぎに苦労します。
まず整理したいこと
自動化を考える前に、次の3点を書き出してみてください。
- 報告に載せる項目と、その数字の出どころ（どのファイル、どのシステムか）
- 毎月変わらない部分（様式、計算の方法）と、毎月変わる部分（数字、コメント）
- 報告するまでの流れ（誰が数字を集め、誰が確認し、いつまでに送るか）
これが書けると、「数字を集める部分を楽にしたいのか」「様式に合わせた報告書の作成まで任せたいのか」がはっきりします。範囲によって、必要な仕組みの大きさも費用も大きく変わります。
既存の道具で足りる場合もある
数字の集計や報告書の作成に使える既製のサービスや、表計算の機能は、世の中に複数あります。様式が固定されていて、元データが一つの場所にまとまっているなら、新しく作らず使うのが一番安上がりです。作る価値が出てくるのは、既製品では合わない自社固有の事情（本社指定の様式、複数の元データをまとめる独自の計算、日本語と英語の同時作成など）がある場合です。
作るなら、最初は小さく
最初から、すべての元データの取り込みと報告書の自動作成まで目指すと、範囲が膨らみます。「毎月の入力を一か所に集め、本社の様式に合わせた表が自動でできる」ところから始め、使ってみて足りない部分を足していく進め方が現実的です。
費用と範囲の目安を知るには
「うちの場合、いくらくらいで、どこまで作れるのか」が分からないと、相談の一歩目が出しにくいものです。MatchPainPointでは、業務の悩みを日本語で書いて送るだけで、AIが「だいたいの費用」と、作るもののたたき台（範囲）を、1分かからずお返しします。正式なお見積りではありません。無料で、登録も要りません。ご相談をご希望の場合は、運営が内容を確認してご連絡します。
まずは、月次報告で困っていることをそのまま書いてみてください。